Chuyển sang LibreOffice thay thế Microsoft 365 — tiết kiệm $100

Tôi đã trả tiền cho các gói Microsoft Office hơn một thập kỷ — bắt đầu với Office 2010 và cuối cùng là nâng cấp sang Microsoft 365 khi model mua một lần biến mất. Sau khi cân đối lại chi phí và nhu cầu, tôi quyết định thử LibreOffice. LibreOffice là bộ ứng dụng văn phòng mã nguồn mở, hoàn toàn miễn phí, và trong thực tế đã đáp ứng gần như đầy đủ mọi nhu cầu của tôi so với Microsoft 365 về soạn thảo, bảng tính và xuất PDF, đồng thời loại bỏ khoản phí đăng ký hàng năm gây mệt mỏi. Trong bài này tôi trình bày trải nghiệm chuyển đổi, những con số, so sánh tương thích file, điểm mạnh/ yếu và khuyến nghị cụ thể cho người dùng Việt.

Điểm gãy với Microsoft 365

Khi chi phí không tương xứng với giá trị

Khoảng thời điểm Microsoft tăng giá Microsoft 365 Personal lên $99.99/năm là lúc tôi kiểm tra lại thói quen sử dụng. Trong 6 tháng, tôi mở Word khoảng 40 lần — chủ yếu để soạn hợp đồng khách hàng và cập nhật hồ sơ cá nhân; Excel còn ít hơn. Tôi hầu như không dùng tính năng cộng tác thời gian thực, không cần OneDrive hơn mức lưu trữ cơ bản, và gần như bỏ qua Access hay Publisher.

Phép tính đơn giản: trả gần $100/năm cho các công cụ mà tôi chỉ dùng một phần nhỏ tính năng là không hợp lý. LibreOffice Writer và Calc mở và giữ nguyên định dạng .docx/.xlsx tốt tới mức đây trở thành lý do lớn nhất để tôi chuyển đi — tương thích file đã xóa bỏ phản biện lớn nhất khi rời hệ sinh thái Office.

So sánh gói trả phí giữa LibreOffice và Microsoft 365 – ảnh minh họa

Chuyển sang LibreOffice

Giao diện và tính tương thích thực tế

Quá trình di chuyển LibreOffice giống như chuyển từ iPhone sang một chiếc Android cao cấp: giao diện khác, chức năng lõi giống, và vài điểm cải tiến đáng khen. Tôi bắt đầu bằng việc mở một bản thảo 35 trang đang biên tập trong Word. LibreOffice Writer giữ nguyên mọi lề, font và ảnh nhúng; chỉ có một style bảng tuỳ chỉnh dịch nhẹ — sửa padding ô mất dưới 2 phút.

Giao diện LibreOffice khá giống Office cũ (kiểu Office 2010), điều này giúp tôi chuyển nhanh vì tôi không quen với ribbon hiện đại. Writer có đầy đủ: styles/formatting, track changes cho review, mail merge cho thư hàng loạt, và xuất PDF trực tiếp trong File menu. Calc hỗ trợ pivot table, conditional formatting và hàm tương đương VLOOKUP. Với khoảng 90% người dùng, khoảng cách tính năng là không đáng kể.

Một bài test thực tế: tôi gửi hóa đơn làm trong LibreOffice cho khách, họ mở bằng Word, chỉnh sửa và trả lại — Writer nhập tracked changes từ Word một cách chính xác. Đó là tiêu chuẩn tương thích quan trọng. Từ đó tôi đã chuyển sổ ngân sách, timeline dự án và slide thuyết trình mà không gặp hỏng file.

Giao diện LibreOffice Writer mở tài liệu .docx — tương thích với Microsoft Office

LibreOffice cải thiện workflow ở chỗ nào

Offline mặc định — lợi thế thực tế

Điểm mạnh lớn của LibreOffice với tôi là hoạt động hoàn toàn offline theo mặc định. Microsoft 365 hỗ trợ offline nhưng liên tục nhắc đồng bộ OneDrive và hiện thông báo “Sign in to save”, tạo ma sát. LibreOffice lưu cục bộ, không phụ thuộc cloud — điều quý giá khi bạn bay, ngồi café mất Wi‑Fi hay làm việc với dữ liệu nhạy cảm.

Tôi kết hợp LibreOffice với Syncthing để sync chọn lọc: mirror thư mục “Active Projects” giữa PC và laptop mà không qua server của Microsoft hay Google. Thiết lập này cho tôi đồng bộ thiết bị, kiểm soát phiên bản và không giới hạn dung lượng do gói thuê bao. Với người làm freelance hoặc xử lý dữ liệu khách hàng nhạy cảm, đây là mô hình sạch hơn việc quản lý quyền OneDrive.

LibreOffice Base (công cụ CSDL) cũng đáng chú ý. Tôi chưa bao giờ dùng Access vì cảm thấy phức tạp, nhưng Base đơn giản hoá việc tạo CSDL nhỏ — tôi dựng tracker thu nhập freelance trong chưa đầy 1 giờ, việc mà trước kia tôi giao cho Google Sheets.

So sánh yêu cầu đăng nhập Microsoft vs LibreOffice hoạt động offline

Hạn chế và đường cong học tập

Không phải mọi thứ dịch hoàn hảo

LibreOffice không phải lựa chọn hoàn hảo cho mọi kịch bản. Những bộ trình chiếu PowerPoint có hiệu ứng động phức tạp thường bị Impress xử lý khác hoặc mất animation. Nếu bạn thiết kế template slide phức tạp với slide master và chuyển động tinh tế, Impress có thể gây ức chế — nên dùng PowerPoint hoặc công cụ web như Google Slides/Canva cho kiểu đó.

Hỗ trợ macro tồn tại, nhưng LibreOffice dùng LibreOffice Basic chứ không phải VBA. Với những ai tự động hoá Excel bằng macro phức tạp, cần viết lại mã. Macro recorder của LibreOffice xử lý tốt các tác vụ đơn giản (auto-format, batch rename), nhưng các workflow tự động hoá doanh nghiệp có thể gặp giới hạn.

Cộng tác thời gian thực cũng chưa mượt bằng Microsoft 365. LibreOffice có thể hỗ trợ soạn cùng lúc thông qua server bên thứ ba, nhưng trải nghiệm không trơn như co-authoring của Microsoft. Nếu công việc đòi hỏi đồng bộ nhóm liên tục, ở lại trong hệ sinh thái Microsoft vẫn là lựa chọn hợp lý. Với freelancer, sinh viên hoặc người làm việc không đồng bộ, track changes và comment của LibreOffice là đủ.

Ai nên chuyển — ai không nên

LibreOffice phù hợp cho:

• Freelancer, sinh viên, chủ doanh nghiệp nhỏ và người làm việc độc lập.
• Người ưu tiên offline, quyền riêng tư và tránh chi phí đăng ký.
• Người gửi/nhận .docx và .xlsx với mức tương thích cao.

Không nên chuyển nếu:

• Bạn bị ràng buộc bởi workflow Microsoft (SharePoint, Teams, Power Query phức tạp).
• Chi phí chuyển đổi (đào tạo, viết lại macro, thay đổi quy trình) lớn hơn lợi ích tiết kiệm.
• Bạn cần gói Microsoft 365 vì kèm 1TB OneDrive hoặc các tiện ích family.

Đối tượng phù hợp với LibreOffice: freelancer, sinh viên, doanh nghiệp nhỏ

Kết luận

Sau thử nghiệm, LibreOffice đáp ứng mọi nhu cầu soạn thảo, bảng tính và trình chiếu cơ bản tôi cần — và giúp tôi loại bỏ khoản phí gần $100/năm cho một dịch vụ mà tôi dùng rất hạn chế. Việc chuyển buộc tôi đánh giá lại nhu cầu thực tế: tôi cần word processing, spreadsheets và xuất PDF; còn lại hầu hết là feature bloat tôi đã trả tiền để bỏ qua.

Nếu bạn là người dùng cá nhân, freelancer hoặc chủ doanh nghiệp nhỏ muốn giảm chi phí và kiểm soát dữ liệu, LibreOffice đáng để thử. Hãy thử mở các file .docx/.xlsx hiện có của bạn bằng LibreOffice, kiểm tra compatibility với các tài liệu quan trọng và cân nhắc chi phí đào tạo nếu làm việc nhóm. Bạn đã thử LibreOffice chưa? Chia sẻ trải nghiệm và những file test bạn dùng để đánh giá tương thích nhé!